DbFact | Administratieve software op niveau

Toegang tot up-to-date bedrijfsinformatie sleutelelement voor ‘goed bestuur’ KMO.
Het is crisis. De kranten staan vol met berichten over bedrijven in moeilijkheden en faillissementen. Het betaalgedrag van leveranciers en klanten gaat er, in veel gevallen, drastisch op achteruit met soms een domino effect tot gevolg. Ondernemingen derven inkomsten, staan met het water aan de lippen en gaan uiteindelijk kopje onder. Maar loopt het zo een vaart indien ondernemingen, en in het bijzonder KMO’s, sneller juiste en up-to-date informatie krijgen over de ‘gezondheid’ van hun leveranciers, zij het nieuwe of reeds bestaande? Kunnen ze dan hun ‘business’ niet beter plannen en op tijd aan de alarmbel trekken om zichzelf veiliger te stellen? Het kan. 

Partnership DBFACTw en Graydon helpt ondernemingen beslissen. 
DBFACTw, het erp- pakket van TML, biedt aan zijn meer dan 2000 KMO-klanten in België een module om juist die informatie naar de bedrijfsleider te krijgen. DBFACTw werkt hiervoor samen met Graydon Belgium, sinds 1986 leidinggevend inzake handels- en marketinginformatie en krediet- en debiteurenbeheer. Op elk ogenblik kan een DBFACTw-gebruiker de database van Graydon consulteren om de huidige situatie bij  een klant of leverancier te controleren.

De KMO krijgt alle relevante en geactualiseerde gegevens om de financiële situatie van zijn gesprekspartners in een oogwenk te beoordelen. Een grondige financiële analyse geeft de nodige ondersteuning om gefundeerde kredietbeslissingen te nemen. Een deel van die analyse berust op  een tweeweg systeem: op basis van een ruilovereenkomst (en dus mits uitdrukkelijk akkoord) met de eindgebruiker capteert Graydon  de informatie met betrekking tot het betaalgedrag van de klanten  van de DBFACTw-gebruiker. Deze gegevens worden anoniem verwerkt. Zo wordt de database continu gevoed met extra relevante informatie. Die verwerkte informatie staat dan ook voor alle DBFACTw en Graydon gebruikers ter beschikking.

De Database.
Een bijzondere DBFACTw-module biedt informatie,  waarbij Graydon gebruik maakt van een groot aantal verschillende bronnen. Vooreerst verwerkt Graydon op dagelijkse basis alle mogelijke documenten die via officiële instanties worden gepubliceerd. We denken hierbij onder meer jaarrekeningen, de publicaties van het staatsblad, allerhande licenties, … . 

Echter, wie enkel rekent op de informatie via officiële kanalen merkt snel dat die gegevens al verouderd zijn bij publicatie en dus weinig accuraat blijken.  Daarenboven toont de doorgedreven  werking van Graydon aan dat die officiële informatie een belangrijke foutenmarge bevat.  Het bedrijf stelt al 40 van haar 140 personeelsleden in ons land tewerk om die fouten op te sporen en recht te zetten.  

Daarom graaft Graydon veel dieper. Het bedrijf  werkt dagelijks  een omvangrijke  gegevensset  bij:  veel uitgebreider dan de officiëel beschikbare gegevens en toch 100% legaal. In combinatie met de officële gegevens tonen die bijkomende data  heel wat nauwkeuriger  aan welke bedrijven daadwerkelijk groeikansen hebben of integendeel naar het debacle neigen. Zo bijvoorbeeld staan de Graydon-medewerkers in dagelijks contact met de gerechtelijke instanties, analyseren ze continue het betaalgedrag van elk individueel bedrijf dat hen via duizenden leveranciers wordt geleverd, worden massa’s kranten en tijdschriften uitgepluisd… Op die manier merken de Graydon-systemen  snel –veelal heel wat sneller dan via de klassieke kanalen- welke ondernemingen in moeilijkheden kunnen verkeren of welke volop groeikansen ontwikkelen.

Dit klinkt allemaal bijzonder high-tech. Toch komt er ook heel wat ambachtelijk werk bij kijken. Zo bijvoorbeeld worden alle dagen ook massa’s kranten aandachtig gelezen. Waarom? Een faits divers kan belangrijke gevolgen hebben. Stel bv. dat een leverancier of een klant komt te overlijden. Dit kan een impact hebben o.a. op betalingen, leveringen, e.d.. Als een bedrijf dat snel weet kan er ook proactief gehandeld worden vooraleer er een eventueel probleem de kop opsteekt.

Voor de de DBFACTw-klanten bieden we met de integratie van de Graydon-module betalingservaringen een bijzonder nuttig instrument. Van zodra onze DBFACTw-gebruiker intekent op een ruilovereenkomst ziet hij  hoe de zakenrelatie tot op vandaag de facturen betaalt: betalen die op tijd, te laat, systematisch te laat (60, 90, 120 dagen te laat) of af en toe te laat (hebben ze op sommige ogenblikken liquiditeitsproblemen), enz.. Een rood- en groen lichtje laat al een belletje rinkelen. Wie het nodig acht kan naderhand, nog steeds via het DBFACTw-programma een volledig bedrijfsdossier  (weliswaar voor een extra prijs) opvragen om met kennis van zaken diepgaander managementbeslissingen te nemen.

Waarom integratie binnen DBFACTw?
Het DBFACTw pakket is een erp-pakket dat door een KMO voor KMO’s is ontworpen. De software beschouwt de klant/leverancier en het product als centrale hubs. Alles dat zich afspeelt binnen een bedrijf is aan die twee ‘kapstokken’ gelinkt. Weten hoe een klant en leverancier werkt, wie hij is en wat hij doet en waarom hij het doet is essentieel voor het runnen en de groei van een onderneming. Deze informatie integreren in het aanbod van DBFACTw was  dan ook een logische stap. De informatie wordt gelinkt aan de relatiefiche binnen het systeem.

DBFACTw heeft hier een pioniersrol in gespeeld want sinds 2004 werken ze samen met Graydon om een systematiek te ontwikkelen om deze functionaliteit aan de klanten te kunnen bieden. En het is een succes: jaarlijks wordt de database 122.000 keer geraadpleegd of pakweg 850 hits per werkdag. Binnen het klantenbestand van DBFACTw zijn er ook heavy users die tot 1500 raadplegingen per week of 300 per dag klimmen.

Meert bvba uit Erpe Mere is aktief als groothandel in producten voor smeden en met een omzet van 5 miljoen Euro werken ze met 3000 klanten/leveranciers. En daar zijn zowel grote als kleine bij.  Meert bekijkt momenteel enkel de betalingshistoriek van zowel bestaande als nieuwe klanten en doet dit niet minder dan 850 keer per week. Een duidelijk bewijs dat constant de vinger aan de pols houden voor deze onderneming van levensbelang is. Dit is een nuttige management tool die dagelijks gebruikt wordt. En, naar eigen zeggen, moeilijk nog te missen.

Gebruik stimuleren en extrapoleren
De informatie wordt momenteel hoofdzakeljk gebruikt om de betalingshistoriek te bekijken en van daaruit beslissingen te nemen of  x of y al dan niet goed is om zaken mee te doen. Maar het kan ook voor andere zaken gebruikt worden. Ook voor verkoop en prospectie is het een interessante tool. Op voorhand weten of je je verkoopsinspanningen in een prospect moet steken die systematisch slecht betaalt en misschien in moeilijkheden zit of iemand die steeds correct en op tijd betaalt kan zowel voor de verkoper als zijn bedrijf van onschatbare waarde zijn en potentiële problemen in de toekomst vermijden.

Verdere ontwikkeling
Het is de overtuiging van beide ondernemingen dat de functionaliteiten van het bestaande pakket moeten uitgebreid worden en dat er nog meer uit die informatie kan gehaald worden. Evenzo verhoogt een verrijking van de database met bijkomende elementen het nut er van. DBFACTw en Graydon onderzoeken continu hoe dit kan gebeuren en zullen ook in de toekomst het pakket verder blijven ontwikkelen.