De dubbele boekhouding kan verder worden uitgebreid met deze module voor analytisch boeken. Naast de commerciële uitsplitsing naar divisies kan de gebruiker eveneens boekhoudkundig een opsplitsing maken naar kosten- en opbrengstplaatsen. In combinatie met het projectbeheer binnen DBFACT bestaat de mogelijkheid om analytisch de kosten en opbrengsten van projecten te analyseren. Alle inkomende kosten worden dan verdeeld onder de verschillende projecten volgens project of verdeelsleutels, alle verkopen worden geboekt op een project waardoor u een duidelijk beeld krijgt op de opbrengsten van een project.
Bedrijven die verplicht worden, gezien hun omzetten in export of import van hun goederen of diensten, een Intrastat aangifte in te dienen kunnen rekenen op deze module om aan deze verplichting op een eenvoudige wijze te voldoen. Door een doorgedreven integratie met bijvoorbeeld ontvangst van goederen en de overname in de aankoopfacturen, worden de gegevens met betrekking tot de Intrastatcode, gewichten en waardes automatisch aangevuld en opgelijst. De eigenlijke aangifte wordt gedaan via mail, afdruk of via export naar IDEP.
Bedrijven die verplicht worden, gezien hun omzetten in export of import van hun goederen of diensten, een Intrastat aangifte in te dienen kunnen rekenen op deze module om aan deze verplichting op een eenvoudige wijze te voldoen. Door een doorgedreven integratie met bijvoorbeeld ontvangst van goederen en de overname in de aankoopfacturen, worden de gegevens met betrekking tot de Intrastatcode, gewichten en waardes automatisch aangevuld en opgelijst. De eigenlijke aangifte wordt gedaan via mail, afdruk of via export naar IDEP.
Wie zich abonneert op de diensten van Isabel kan met deze module betalingen voorbereiden vanuit DBFACT en die versturen via Isabel. In DBFACT bereidt u de betalingen voor door een selectie te maken op vervaldag, op leverancier, of u vraagt een lijst op van de facturen waarvoor u een disconto kan genieten. Deze lijst kan worden gebruikt om betalingen voor te bereiden met overname van gestructureerde mededelingen, referenties betalingen en daarbij rekening houdend met de te verrekenen creditnota's. Van de lijst wordt een bestandje gemaakt dat op zijn beurt wordt verstuurd via Isabel waar een digitale handtekening volstaat om de betalingen effectief uit te voeren. Wanneer de uittreksels worden opgenomen in de boekhouding vraagt u aan DBFACT om de betaalde facturen af te boeken in de boekhouding en de cirkel is rond. Het principe van het steeds overnemen van informatie van een vorig stadium in een volgend stadium zorgt er voor dat u niet alleen sneller werkt maar vooral fouten vermijdt.
Indien u beschikt over de module elektronische betalingen, wenst u vanzelfsprekend zo weinig mogelijk te moeten ingeven in uw bankboeken. Dankzij de Coda-Import van DBFACT wordt het mogelijk om de elektronische uittreksels in te lezen in DBFACT, evengoed voor de uitgaande als voor de binnenkomende berichten. De enige bestaande limiet is de herkenbaarheid van de berichten, máár onze module laat u toe op een gemakkelijke manier de niet herkende bedragen alsnog toe te wijzen. Zo kunnen eveneens nieuwe 'structuren' van herkenning aan het programma aangeleerd worden om dezelfde soort inkomende of uitgaande betalingen toch nog automatisch te herkennen.
Sommige bedrijven maken gebruik van de mogelijkheid die de banken (en hun klanten) bieden om de facturen te laten innen via domiciliëring. Als u tot deze categorie behoort dan stuurt u met deze module een overzicht naar de bank van alle facturen die u graag betaald had gezien en morgen staat het tegoed op uw rekening. Per relatie kan je bijhouden wat het domiciliëringsnummer is, en per factuur kan je aanduiden of deze onder het regime van de domiciliëring valt. Voor een kleine prijs een groot gemak.
Deze module bestaat enerzijds uit de mogelijkheid de financiële ratio's vanuit de DBFACT-boekhouding te laten berekenen. De resultaten worden dan middels een korte beschrijving verklaard. Deze functionaliteit wordt vooral door gebruikers die een beter inzicht willen hebben op de rentabiliteit en solvabiliteit van hun ondernemingen geapprecieerd. Anderzijds bestaat deze module uit de mogelijkheid zich te abonneren op een periodiek rapport dat via mail wordt verstuurd aan één of meerdere adressen. Zo kan de gebruiker, indien hij daartoe de rechten heeft, instellen dat er dagelijks een overzicht aan zijn emailadres via een mail (of SMS i.c.m. SMS module) wordt verstuurd met daarin een rapport van bijvoorbeeld de nieuw gecreëerde klanten, facturen. U bepaalt zelf het formaat waarin het rapport moet worden aangeboden: via pdf, Excel, HTML en alle in DBFACT gekende formaten. De rapporten zelf zijn eigenlijk de resultaten die u verkrijgt indien u een filterdefinitie gebruikt in de alom geprezen werklijsten. Wie verder wilt gaan in de mogelijkheden kan tevens via scripting specifieke data laten ophalen uit DBFACT en deze data bijvoorbeeld gebruiken in een andere toepassing of een Excel-rekenblad. Het spreekt voor zich dat deze scripts moeten worden gepersonaliseerd en dat dit extra kosten met zich meebrengt.
Om gebruikers die bijv. diensten leveren toe te laten om op een eenvoudige manier een factuur op te maken die wordt verwerkt in het verkoopdagboek, bestaat deze module die naadloos is geïntegreerd met de boekhouding. Het gebruik van artikelen, kortingen, leveringsnota's, enz... is niet mogelijk. U hebt dus met deze module een afgeslankte versie van de basismodule.
In hoogst uitzonderlijke gevallen is het nodig de gegevens vanuit het commercieel beheer te exporteren naar een extern boekhoudpakket. Dat kan omdat u met een accountant werkt die de gegevens wil consolideren, of indien u helemaal zelf geen boekhouding wil voeren.Ondanks het feit dat accountants meer en meer hun klanten laten gebruikmaken van krachtige en geïntegreerde software voor commercieel beheer en boekhouding, ondankt het feit dat ook accountants op afstand uw boekhouding kunnen afwerken en controleren en ondanks het feit dat gegevens snel en gemakkelijk exporteerbaar zijn, kan het zijn dat we toch een routine moeten voorzien voor de export van gegevens. Dit standaardmaatwerk wordt in detail met de klant besproken en de kosten worden afgewogen met de voordelen en nadelen van de geïntegreerde boekhouding binnen DBFACT.
Met deze module kunt u al uw verkoopfacturen elektronisch versturen naar uw klanten via een connector naar het elektronisch platform van Certipost. Deze worden als een XML en een PDF bestand verstuurd. Vooraleer facturen elektronisch kunnen verstuurd worden, dient u eerst de klanten in te schrijven bij Certipost, deze worden dan door Certipost gecontroleerd, bij goedkeuring kan het versturen van die klant beginnen. Een klant kan zich gelijk wanneer in- en uitschrijven, hiervan wordt u op de hoogte gebracht. Dit proces van in- en uitschrijven gebeurt via Burst berichten van Certipost naar u. Bij het ontvangen van een elektronische factuur krijgen de klanten een verwittiging, welke afhankelijk is van het type account dat de klant heeft bij Certipost. De volledige opvolging van hoe de klanten hun facturen willen ontvangen, elektronisch of via factuur is voorzien in deze module, alsook het proces van het in- en uitschrijven van een klant.
Met deze module kunt u elke elektronische aankoopfactuur, in het (CTP) XML formaat inlezen en verwerken in DBFACT, dit is zo voor elke e-invoice met dit formaat (komende van bv. het platform CertiOne van Certipost, een ander platform, via mail ed). Deze e-invoices kunt u via een manuele handeling (via drag & drop) naar DBFACT overbrengen, waar de gekende manuele handelingen vervangen worden door het geautomatiseerd invullen van het document. Het boeken van een factuur beperkt zich hiermee enkel tot het inlezen van de elektronische factuur, een manuele controle op totalen, receptieregels en het opslaan.
Deze module bestaat uit een integratie met Certipost voor het inlezen van inkoopfacturen. Deze integratie gaat echter veel verder dan het louter inlezen van totalen. Met deze DBFACT-module kunt u de functionaliteit van het afpunten en controleren van de recepties op een snelle 'automatische' manier verwerken. De module meldt de gebruiker aan op het Certipost-platform, haalt de verschillende e-invoices op, vergelijkt waar mogelijk de artikelen op de inkoopfactuur met de originele receptie van deze goederen en punt die recepties dan ook af. Indien een receptie niet kan worden afgepunt, dan kunt u alsnog een manuele koppeling maken of bepaalde grootboekrekeningen matchen. Deze eInvoice-module is een zelf-lerende module. Hoe meer u ze gebruikt, hoe minder u manueel zal moeten tussenkomen bij de automatische boeking. Vanuit deze module kunt u de e-invoice opslaan of afdrukken vanuit het PFD-document.
Met deze module wordt het mogelijk om op een wettelijke manier uw facturen door te mailen naar uw klanten. U dient wel te beschikken over een certificaat met level 3 (nog zelf aan te kopen), wat nodig is om de bestanden digitaal te ondertekenen, zodat deze rechtsgeldig zijn en kunnen gebruikt worden voor archivering. Per relatie kan ingesteld worden of de klant zijn verkoopfacturen elektronisch wenst te ontvangen. Via een apart scherm krijgt u een overzicht welke documenten elektronisch dienen verstuurd te worden. Bij het versturen wordt per document een e-mail verstuurd naar de klant, met daarin de ondertekende PDF van de factuur en een (CTP) XML bestand, welke door de klant kan gebruikt worden in zijn ERP pakket om in te lezen. Bij het versturen van de mail, wordt de status van de factuur aangepast naar ‘Elektronisch verstuurd’. Hier wordt de historiek van bijgehouden, zodat u steeds kunt nagaan welke factuur al is verstuurd, naar wie en wanneer.
In DBFACT hebben wij een export voorzien naar programma's voor het maken van de jaarrekening. Door het toevoegen van deze functionaliteit aan DBFACT kan worden voldaan aan alle wettelijke en administratieve verplichtingen m.b.t. de boekhouding.
