Deze module vormt de basis van DBFACT en bevat onder meer het beheer van relaties, artikelen, voorraad,commerciële documenten (prijsofferte, bestelbon, leverbon, receptie), facturatie en de meest diverse statistieken en historieken. Met de basisversie kan ieder bedrijf dus aan de slag. De basisversie wordt verder uitgebreid met modules die een specifiek aspect van het beheer in een KMO voor hun rekening nemen. In wezen kunt u ervan uitgaan dat alleen die functies die niet in alle kmo’s worden gebruikt, vervat zijn in een aparte module.De module commercieel basisbeheer is zeer voordelig geprijsd om de drempel voor de KMO zo laag mogelijk te houden maar haar tegelijkertijd de mogelijkheid te bieden de functies uit te breiden naar een compleet en krachtig beheerspakket.
Elke KMO die met vertegenwoordigers werkt en die wil commissioneren volgens een aantal die de vertegenwoordigers van dichtbij wil volgen door specifieke historieken en statistieken te maken kan maar beter deze module gebruiken.Aan de hand van een aantal criteria kunnen vertegenwoordigers beter worden gevolgd in hun doen en laten.Statistieken worden bijgehouden over welke producten, waar en wanneer aan welke klanten worden verkocht. Er wordt gekeken wat de omzetten bij bestaande en nieuwe klanten zijn.Vertegenwoordigers zijn gekoppeld aan de klant of aan een factuur. Zij worden gecommissioneerd op al dan nietbetaalde facturen of bestellingen.Tenslotte is het vrij eenvoudig om een lijst te trekken van bijvoorbeeld alle klanten van een bepaalde vertegenwoordiger die in de laatste 3 maanden niks hebben gekocht en die in een bepaalde sector wonen. Zoals steeds gebruiken we de informatie voor verschillende administratieve taken binnen één en hetzelfde pakket.
Bedrijven die met goederen werken die onderhevig zijn aan herstellingen en technische interventies hebben een grote nood aan een correcte opvolging van hun technische dienst. Met de module Servicerapporten voor DBFACT heeft u een tool ter beschikking die zowel herstellingen als interventies on-site beheert. Aan de hand van een duidelijke en vooraf vastgelegde procedure worden de interventies of herstellingen ingebracht en gepland, per technieker of afdeling. DBFACT laat een volledige parametrisatie toe van een servicerapport. Dat maakt dat alle relevante gegevens over de relatie, het defect en het toestel (op basis van een serienummer) worden geregistreerd. Door de status van een servicerapport nauwgezet te volgen, onder meer aan de hand van de intelligente werklijsten, kan een klant perfect op de hoogte worden gehouden van de afhandeling van zijn interventie of herstelling. Wanneer de herstelling is afgehandeld, kan de klant automatisch via een standaard sms of mail worden verwittigd. De afrekening gebeurt dan later aan de kasse of via een factuur, met terugname en verrekening van de eventuele ter beschikking gestelde vervangapparaten.
Deze vrij omvangrijke module laat toe allerlei kosten (zoals Fost+, Recupel, Bebat, Auvibel, leeggoed) te koppelen aan een artikel. Per type kost kunnen verschillende parameters worden ingesteld, kunnen lijsten worden aangelegd of worden geëxporteerd naar een programma dat hiervoor is gemaakt door deze officiële instanties zelf, in casu een vereiste aangifte te genereren.
Het aanmaken van artikelen, het uitdokteren van een zinvolle nummering, het up-to-date houden van de prijzen, het koppelen van technische informatie: het zijn stuk voor stuk kopzorgen van alledag waarmee de KMO te maken krijgt. Met de Artikelimport Wizard is deze zorg voorgoed van de baan: u leest aan de hand van een template of filter een Excel-spreadsheet zo in dat die de informatie in DBFACT op de juiste plaats zet. Zo hoeft u dus maar eenmaal de template aan te maken om vanaf dan bij iedere prijswijziging de artikelen aan te passen. Artikelen die niet meer in de prijslijst voorkomen worden als historiekartikelen aanzien, de nieuwe artikelen worden aangemaakt. In combinatie met de artikelcatalogus kan u artikelen inlezen "in wacht". Deze artikelen zitten dan in een catalogus die wordt geraadpleegd en van waaruit volautomatisch een artikel wordt aangemaakt in de artikeldatabase. Dit zorgt er voor dat de eigenlijke artikeldatabase alleen die artikelen bevat die u daadwerkelijk aan- en verkoopt.
Verhuring, onderhoudscontracten, maandelijkse of jaarlijks terugkerende facturen aan dezelfde klanten worden aangemaakt met de module periodieke facturatie. Door eenmaal de vaste gegevens in te brengen bent u in staat om met een eenvoudige operatie de hele reeks facturen aan te maken en af te drukken. De prijzen in deze facturen kunnen eventueel worden gekoppeld aan de (spil)index waardoor u de prijzen laat aanpassen aan de reële kosten.
Naast het standaard offertebeheer in DBFACT heeft u met deze module de mogelijkheid om uw prijsoffertes nog beter op te volgen. Tot de functies behoren ondermeer het exporteren naar MSWord en het koppelen van een reeks parameters die een telefonische opvolging gemakkelijker moeten maken via de optie Offerte-info. Onder offerte-info verstaan we bijkomende parameters zoals verwachte datum deal, percentage slaagkans, winstmarge, concurrentie en reden van succes of falen bij een offerte. Dankzij een integratie met MS Outlook kan de ingestelde opvolgdatum worden gebruikt om een taak toe te voegen. U wordt dan gewaarschuwd met alle details over de op te volgen offerte.
Het gebruik van lotnummers is sterk toegenomen door de verplichting die vele bedrijven kennen met betrekking tot de traceerbaarheid en de herkomstbepaling van de goederen. Met lotnummers vindt u snel en accuraat de goederen terug met gedetailleerde informatie wanneer, hoe en naar wie ze zijn verscheept.
Er zijn eenmanszaken die geen nood hebben aan een complete dubbele boekhouding maar wel sommige kosten verder willen opsplitsen naar soort. Door gebruik te maken van deze module kunnen deze bedrijven toch een beter zicht krijgen op hun kosten zonder daarvoor een complexe boekhouding te voeren. Met andere woorden, u werkt wel degelijk met grootboekrekeningen maar de hele achterliggende berekening naar balansen is er niet bij. Deze module is uiteraard niet nodig indien men de module boekhouding heeft aangekocht.
Aan de toonbank is een veilige, correcte en snelle verwerking van financiële transacties van het grootste belang. Door de integratie van betalingen met betaalterminals van Banksys, Cardfon en anderen kan u rekenen op een juiste afhandeling van betalingen via kaart. Koppel de pc’s die u aan de kassa gebruikt aan de betaalterminals van de bekende merken en u kunt uw betalingen aan de kassa nu nog nauwgezetter opvolgen. U vermijdt foute boekingen op foute betalingswijzen omdat het systeem zo is opgesteld dat een akkoord van het toestel een vereiste is om een verkoop te kunnen afsluiten. Door gebruik te maken van deze functionaliteiten spaart u zich gegarandeerd uren zoekwerk en correcties van kasbladen uit.
Door gebruik te maken van deze module is het mogelijk geworden te werken met klantenkaarten. Door deze module kunt u uw trouwe klanten belonen met een extra korting van de klantenkaart. De klantenkaart is een begrip in vele firma's. Beheer van meerdere klantenkaarten per klant. Werken met bedragen, aantallen of punten. Het is mogelijk door activatie van deze module.
RMA is een Engelstalige afkorting die staat voor 'Return (of) Materials Authorisation' vrij vertaald de goedkeuring om goederen terug te geven. Ondernemingen die met veel artikelen in contact komen, omdat ze die verhandelen, of gebruiken in productie, weten dat de afhandeling van defecten een grote rompslomp met zich meebrengt. Dat deze materie zeer complex kan worden, is een feit. Immers, de afhandeling van een RMA kan op velerlei manieren gebeuren. Met deze module beheerst u deze ingewikkelde flow en wordt het vastleggen en latere opvolgen van deze procedures een makkie. Door gebruik van deze module worden alle bewerkingen van deze voorraad-transferten geregistreerd en weet u op gelijk welk moment de reële situatie. Laat je overtuigen van de kracht van deze module door een vrijblijvende demonstratie.
De creditsmodule heeft als doel een administratie op touw te zetten om credits op te volgen. Credits worden verkocht en staan in verhouding tot een bepaalde waarde. U kunt credits zien als een soort voorafbetaling van bijvoorbeeld diensten die u wenst te leveren aan een klant. Deze credits kunnen vervolgens via diverse acties of m.a.w. diverse soorten dienstverlening worden 'verbruikt'. Naarmate dus de klant diensten inkoopt worden deze vergoed via een vooraf ingesteld aantal credits per dienst of product. Het verbruik van credits kan heel gemakkelijk via de verschillende facturatie-methoden maar kan ook gebeuren via bv. een helpdeskcase, een servicerapport of een evenement. Deze 'portefeuille van credits' is te allen tijde opvraagbaar en kan, mits gebruik van de module Managementrapportering & Ratio's, op een eenvoudige en geautomatiseerde manier worden verzonden naar uw klant. Hij wordt verwittigd van een openstaand saldo en een alarmpeil kan worden ingesteld waarbij de klant dan kan worden uitgenodigd om terug een aantal credits aan te kopen.
Deze module dient als basis voor het beheren van de contracten, de commitments of verbintenissen die zijn afgesloten naar de klanten toe. Door gebruik te maken van deze module registreert u het contract, kan u de afgesloten contracten opvolgen edm. Deze contracten kunnen al dan niet gekoppeld worden aan een bepaald toestel (unit).Tevens kan u de rendabiliteit van een contract en/of unit opvolgen.
Het beheer van cadeaubonnen is in DBFACT naadloos geïntegreerd met het commercieel beheer, de kassa én de boekhouding. Immers, bij cadeaubonnen gaat het hier om geld en een 100% sluitende en juiste verwerking is dan ook onze grootste bekommernis geweest.
